Châu Thành: Hướng dẫn một số nội dung về quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ

Chiều ngày 18/4, Tổ công tác Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tây Ninh tổ chức hướng dẫn một số nội dung về quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu khi sắp xếp tổ chức bộ máy trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị cho các cơ quan chuyện môn, các đơn vị sự nghiệp, các xã, thị trấn thuộc UBND huyện Châu thành.

          Theo đó, trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc kết thúc hoạt động có hiệu lực. Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

          Lưu trữ cơ quan thống kê toàn bộ tài liệu để bàn giao, bao gồm hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (số lượng Mục lục hồ sơ, số lượng hồ sơ, thời gian tài liệu, thời hạn bảo quản…)  nộp hồ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật; tài liệu chưa chỉnh lý (Thống kê từng lĩnh vực, từng năm,số mét tài liệu…). Tài liệu về các công việc chưa hoàn thành thống kê bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc đó. Đối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

          Tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện đóng gói, niêm phong bảo quản; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.